Easy Host ERP
Hostaway vie sinut jo 90-prosenttisesti perille. Tässä on se loput 10 prosenttia – ja vielä paljon enemmän.
Erityisesti suunniteltu toimintaympäristö noin 60 kohteen lyhytaikaisvuokrausyritykselle, joka toimii yhdeksässä suomalaisessa kaupungissa. Se täyttää puutteet Hostaway, jotka valmiit ratkaisut jättävät hyödyntämättä, ja tarjoaa lisäksi ominaisuuksia, joita valmiit ratkaisut PMSeivät tarjoa: kohteiden hallintatyökalu, kuukausiraportit vuokranantajille, alihankkijoiden työnkulku, räätälöity varaussivusto sekä tekoälypohjaiset vastaukset luotettavuusluokituksella.
Mitä se tekee
- Kattavat kuukausiraportit kiinteistönomistajille – varaukset, siivoukset, maksut, arvonlisävero, kirjallinen yhteenveto
- Videotuotantostudio, joka tiivistää kolmen tunnin työn viisitoista minuutiksi
- Monikielinen siivoussovellus, valokuvilla dokumentoidut työt, urakoitsijoiden tehtävien automaattinen työnkulku
- Tekoäly vastaa operaattorin äänellä, ja siinä otetaan huomioon luotettavuusluokitus sekä kielelliset rajoitukset
- Varaussivusto täysin palveluntarjoajan hallinnassa — käyttöliittymä, tekstisisältö ja hakukoneoptimointi
PMSEasy Host ylläpitää noin kuuttakymmentä lyhytaikaisen vuokrauksen ilmoitusta yhdeksässä suomalaisessa kaupungissa. Hostaway sai noin yhdeksänkymmentä prosenttia valmiiksi: myyntikanavat, kalenteri, yhtenäinen vierasviestilaatikko – kaikki hoidettu hyvin. Viimeiset kymmenen prosenttia olivat se osa, jossa heidän varsinaiset työaikansa kuluivat: siivousvuorot, alihankkijoiden koordinointi, omistajien tiliotteet ja ne työtehtävät, jotka putosivat jatkuvasti sähköposteista ja varauksista ilman, että ne koskaan päätyivät järjestelmään. He yrittivät seurata niitä taulukoissa ja jaetussa postilaatikossa. Se melkein toimi. He tulivat luoksemme täyttämään aukon, ja me rakensimme järjestelmän,ERPjoka toimii pohjalta Hostawayja ulottuu sen ulkopuolelle operaattorin puolelle,Hostawayjota ei kata lainkaan.
Miksi se kehitettiin
Yritys hoitaa lyhytaikaisia vuokrauksia niin kuin ammattimainen toimija: yhdeksässä kaupungissa, kymmeniä vuokranantajia, siivousryhmiä, jotka puhuvat kolmea tai neljää kieltä, palkanmaksu suomalaisen kalenterin mukaan, kirjanpito ,Booking.com NetVisor sekä asiakaskeskustelut ,Airbnb ja suorien kanavien kautta. Hostaway toimii kaiken tämän taustalla – kanavien synkronointi, kalenteri, yhdistetty postilaatikko, eli juuri ne asiat, joita PMS pitäisi hoitaa. Se hoitaa tehtävänsä noin 90 prosentissa työnkulusta, ja tiimi voisi tyytyä siihen vuosikausiksi.
Loput kymmenen prosenttia vievät hallinnollista aikaa, ja juuri siinä piilee operaattorin todellinen arvo. Selkeä esimerkki: Hostaway talousraportit keräävät varausyksityiskohdat, hinnat ja vierasmäärät mistä tahansa kuukaudesta. Hyödyllistä – mutta ne eivät riitä. Siivouskulut on lisättävä jokaiseen varaukseen käsin. Siivousmaksujen vähennykset hoidetaan hätävaraisella taulukkolaskentaohjelmalla. Arvonlisävero lasketaan manuaalisesti. Ei ole mahdollista lähettää automaattisesti viimeisteltyä kuukausitiliotetta, joka on kirjoitettu operaattorin äänellä ja jossa on yhteenveto kuukaudesta jokaiselle huoneiston omistajalle. Kerro tämä yksi esimerkki kuudellakymmenellä kohteella ja tusinalla omistajalla, niin saat tiukan rajan sille, miten tiimi voi kasvaa.
Jotta tuo kymmenen prosentin prosessi ERP voitiin automatisoida alusta loppuun, piti tietää, mitä Hostaway tiesi — joten suurin osa Hostaway:n tietomallista on nyt peilattu sen sisälle. Tämän peilauksen avulla pystyimme myös ylittämään kymmenen prosentin rajan ja siirtymään ominaisuuksiin, joita Hostaway ei tarjoa lainkaan: listausstudio, joka lyhentää uusien kohteiden julkaisuaikaa kolmesta tunnista viiteentoista minuuttiin, puhdistetut ongelmat, jotka välitetään suoraan urakoitsijoille hinnoitteluineen, operaattorin täysin hallinnassa oleva varaussivusto sekä tekoälypohjainen vastauskerros, jossa on luotettavuusluokitus ja kielelliset suojatoiminnot. Yhdeksänkymmentä prosenttia pysyy Hostaway. Loput — ja paljon muuta — on ERP.
Mihin se tarjoaa ratkaisun
Konkreettiset ongelmat, suurin piirtein siinä järjestyksessä kuin päivä etenee – uuden asunnon listauksesta kuukauden tilinpäätökseen. Hostaway kattaa varaukset, kalenterin ja yhdistetyn postilaatikon; peilaa ERP siitä tarvitsemansa tiedot ja automatisoi ne toistuvat Hostaway tehtävät, joita se ei pysty hoitamaan – ja lisää ne, joita se ei yritäkään hoitaa.
- Ilmoituksen luominen — kolmesta tunnista viiteentoista minuuttiin
- Ennen
- Uuden asunnon lisääminen järjestelmään PMS tarkoittaa kuvauksen kirjoittamista käsin, valokuvien lataamista ja järjestämistä, laajan varustelulomakkeen täyttämistä sekä tekstin muokkaamista jokaiselle kanavalle. Yksi ilmoitus vie noin kolme tuntia keskittynyttä työtä. Kun kohteiden määrä kasvaa, tämä kuormittaa tiimin aikataulua huomattavasti.
- Sen jälkeen
- ERPKattava listauspalvelu . Valokuvat käsitellään ja järjestetään automaattisesti. Tekoäly laatii kuvauksen, varustelun ja talon säännöt operaattorin tyylillä, ja niihin lisätään kanavakohtaiset muunnokset. Tiimi tarkistaa, muokkaa ja julkaisee tiedot – ja sieltä ne välitetään Hostaway, joka jakaa ne edelleen eri kanaville. Koko prosessi kestää noin viisitoista minuuttia.
- Varaussivusto, joka ansaitsee näkyvyyttä hakukoneissa Google
- Ennen
- Hostaway tarjoaa perusvaraussivuston, joka toimii teknisesti, mutta jota ei ole suunniteltu hakukoneoptimointia silmällä pitäen. Premium-versio (noin 30 €/kk kohdetta kohti) tarjoaa sen, mitä Hostaway on päättänyt rakentaa — käyttöliittymä, tekstit ja hakutoiminnot eivät ole sinun omia.
- Sen jälkeen
- Hostaway Täysi hallinta varaussivustosta — käyttöliittymä, käyttökokemus, tekstisisältö, skeemamerkinnät, kaikki. Yritys voi pysyä -palvelun sivustolla, jos se riittää, tai julkaista oman sivuston, joka sijoittuu hakukoneissa juuri niissä hauissa, jotka sille ovat tärkeitä, ja tuottaa tuloksia operaattorin toivomalla tavalla. Varaukset ohjautuvat sieltä takaisin -palveluun Hostaway, joten -palvelun PMS puolella mikään ei muutu.
- Varausvarmuus – kaksinkertainen varmistus
- Ennen
- Hostaway
- Sen jälkeen
- ERPJokaisessa Hostaway synkronoinnissa käytetään toista tarkistusta. Kaikki päällekkäisyyksiä aiheuttavat tapahtumat hylätään, ja hylkäysperuste näkyy käyttäjälle. Hostaway pysyy luotettavana lähteenä; vain estää tunnettujen virhetilanteiden läpimenevän.
- Laadukkaita vastauksia suurille kyselymäärille
- Ennen
- Hostaway Yhtenäinen postilaatikko piti kaikki asiakaspalveluviestit yhdessä paikassa, mikä on juuri sitä, mitä asiakaspalvelija tarvitsee. Sisäänrakennetut tekoälyllä luodut viestiluonnokset olivat hyviä – mutta niitä ei voitu hienosäätää tarpeeksi tarkasti, jotta ne olisivat kuulostaneet asiakaspalvelijalta, ja ne ajautuivat toisinaan väärälle kielelle, ja häiriötekijät (automaattiset vahvistukset, heikon signaalin ilmoitukset) piti silti tarkistaa silmämääräisesti.
- Sen jälkeen
- Saman postilaatikon päälle sijoitettu suodatuskerros tuo esiin ne asiat, jotka todella vaativat ihmisen puuttumista asiaan. Räätälöity tekoäly laatii vastausluonnoksia asiakaspalvelijan äänellä noudattaen projektikohtaisia rajoituksia: ei viittauksia olemattomiin tarjouskäytäntöihin, ei lupauksia hyvityksistä, ei keksittyjä palveluja, ei vastaamista kielellä, jota asiakas ei ole pyytänyt. Jokaisessa luonnoksessa on luotettavuusarvosana – asiakaspalvelijat voivat silmäillä varmat vastaukset ja lukea epävarmaiset huolellisesti. Ajan myötä malli oppii asiakaspalvelijan omista korjauksista, joten se tarkentuu juuri tässä liiketoiminnassa. Vastausten viive pysyy reilusti alle kymmenen minuutin ympäri vuorokauden.
- Kieliongelmista kärsivät siivousryhmät
- Ennen
- Siivoojat, jotka työskentelivät toisella tai kolmannella kielellään, saivat ohjeet suomeksi tai englanniksi ja jättivät yksityiskohtia huomiotta. Mikään valmiista siivoussovelluksista ei sovi tälle tiimille.
- Sen jälkeen
- Monikielinen siivoojasovellus: kaikki työtehtävät, muistiinpanot ja ohjeet näkyvät siivoojan valitsemalla kielellä. Valokuvallinen todiste on pakollinen, ei vapaaehtoinen. Siivooja voi aloittaa työvuoronsa jo palkkaamispäivänä ilman perehdytysmateriaalia.
- Puhdistusta vaativat ongelmat siirtyvät urakoitsijan vastuulle
- Ennen
- Siivooja huomaa rikkoutuneen kaihtimen, tahraantuneen sohvan tai viallisen lukon. Tavallisessa järjestelmässä tämä tarkoittaa Whats App-viestiä, jonka joku joutuu muistamaan käsitellä. Seuraava urakoitsija saa tietää asiasta sattumalta, laatii siitä hinta-arvion sattumanvaraisesti, ja kustannukset kirjataan taulukkoon kuun lopussa.
- Sen jälkeen
- ”Cleaner”-merkityt ongelmat muuttuvat välittömästi jäsennellyiksi tehtäviksi, joihin on liitetty toimittaja, sovittu hinta ja sijainti. Sopiva urakoitsija näkee työn omalla sivullaan, jossa hinta on jo valmiiksi ilmoitettu. Järjestelmän ylläpitäjällä on täysi hallinta siitä, mikä laukaisee tehtävän, miten se ohjataan ja miten kustannukset lasketaan yhteen. Mikään valmisohjelmisto PMSei tarjoa tällaista työnkulun hallintaa.
- Löytötavarat – pitkä häntä
- Ennen
- Hostaway
- Sen jälkeen
- Järjestelmällinen työnkulku hoitaa prosessin alusta loppuun. Varauksiin liitetään kirjanpitotiedot ja valokuvat. Vieraalle lähetettävät viestit laaditaan automaattisesti oikeassa vaiheessa, ja ne ovat kattavampia kuin mitä yleiskäyttöinen tekoäly pystyy tuottamaan, koska ne on kirjoitettu nimenomaan tätä tilannetta varten. Tapaus etenee automaattisesti, kunnes se suljetaan.
- Manuaalinen kirjanpito
- Ennen
- Siivousajat kerättiin manuaalisesti kuukauden lopussa. Omistajan, siivousyrityksen ja alihankkijan laskuissa oli kussakin omat erityispiirteensä. Luvut menivät sekaisin täsmäytyksessä. Tehtävä oli liian laaja yhdelle työkalulle, joten se hoidettiin useissa taulukoissa.
- Sen jälkeen
- Työtuntitiedot siirtyvät valmiista töistä suoraan suomalaiseen palkanlaskentatiedostoon, valmiina kirjanpitäjälle. NetVisor Integraatio luo laskut samoista tiedoista, joita muu liiketoiminta käyttää. Yksi luotettava tietolähde, yksi sarja lukuja.
- Omistajan kuukausiraportointi
- Ennen
- Hostaway
- Sen jälkeen
- Kattava raportointi kiinteistönomistajille. Järjestelmä ERP yhdistää varaukset, siivoukset, palkkioiden pidätykset ja arvonlisäveron yhteen malliin, laatii kuukausittaisen kirjallisen yhteenvedon operaattorin omalla tyylillä ja lähettää jokaiselle omistajalle tiliotteen sähköpostitse sovitun aikataulun mukaisesti. Raportit ovat brändättyjä, automaattisia ja sovitettuja yrityksen kuukausittaisen kirjanpidon käytäntöihin.
Mitkä olivat tavoitteet
Mitattavat tavoitteet, jotka operaattori asetti projektin Papu Studio käynnistyessä. Seuraamme niitä sisäisellä seurantapaneelilla; ne muodostavat mittapuun, johon kehitystyötä verrataan.
- Jokainen siivous kirjataan valokuvallisin todisteinTyö ei ole valmis ilman valokuvia. Riidat vähenevät lähes nollaan.
- Kirjanpitoon tai omistajan raportteihin ei tarvitse syöttää tietoja manuaalisestiLaskut luodaan ja ERP kirjataan NetVisor automaattisesti. Omistajien kuukausitilitykset kokoavat varaukset, siivouskulut, palkkiot ja arvonlisäveron yhteen malliin ja lähetetään aikataulun mukaisesti kirjallisen yhteenvedon kera.
- Vastaamme viesteihin kymmenen minuutin kuluessa, mihin aikaan päivästä tahansaTekoäly laatii luonnoksen operaattorin äänellä projektikohtaisten ohjeiden mukaisesti. Operaattori tarkistaa ja lähettää viestin. Aikaraja alkaa kulua luonnoksen lähettämisestä, ei vastauksesta.
- Yksi järjestelmä, jonka tiimi todella avaa päivän aluksiERPVaraukset, kohteet, omistajat, siivous, palkanlaskenta, laskutus, raportit ja tekoälykerros yhdessä tietomallissa. Hostaway pysyy lähteenä reuna-alueella; kaikki yhdistyy sen sisällä.
- Siivoojat perehdytettiin alle tunnissaMonikielinen käyttöliittymä, koulutusta ei tarvita – siivooja voi aloittaa työvuoronsa jo palkkaamispäivänä.
- Varovaisuus periaate varauksissaJokaisessa Hostaway synkronoinnissa on suojamekanismi, joka estää tunnettuja virhetilanteita – päällekkäisiä odotustiloja, synkronointikilpailutilanteita – pääsemästä kalenteriin.
Miten saavutimme tavoitteet
Työskentelemme lyhyissä iterointisykleissä – ruuhka-aikoina teemme useita tuotantokäyttöönottoja päivässä. Asiakas pysyy ajan tasalla jokaisesta erästä jatkuvasti päivitettävän muutospäiväkirjan avulla: mitä on julkaistu, mitä muutoksia dataan on tehty, mitä on testattava ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Neljännesvuosittaisia julkaisuja tai yllättäviä siirtymiä ei ole. Jos työnkulun on aamulla näytettävä erilaiselta, se on mahdollista.
Tämä on mahdollista vain sen ansiosta, miten käytämme tekoälyä. Claude on kuin oppipoika, joka istuu insinöörin vieressä koko päivän. Se kirjoittaa suuren osan koodista, laatii suuren osan teksteistä ja löytää virheet, jotka muuten päätyisivät julkaistaviksi. Se, mikä aiemmin vaati neljännesvuoden työmäärän – toimiva monikielinen puhdistussovellus, -integraatio NetVisor, turvalliseksi suunniteltu tekoälypohjainen vastauskerros operaattorin äänellä -sovelluksen Hostaway postilaatikon päällä – tiivistyy nyt muutamaan viikkoon. Ohjauspyörän takana oleva operaattori tekee edelleen päätökset: mitä rakennetaan, mitä jätetään väliin, mikä on oikea ratkaisu liiketoiminnalle. Tekoäly vain poistaa kitkan päätöksen ja julkaistavan ominaisuuden väliltä.
Tuo toimintamalli on Papu Studio yrityksen tavaramerkki. Lyhyet kierrokset, asiakas paikalla, tekoäly hoitaa kirjoittamisen ja kokenut operaattori ajattelun.
Käyttämämme tekniikka
Nimetty niin, että kuka tahansa pk-yrityksen omistaja voi etsiä ja tarkistaa tiedot. Sama ohjelmistokokonaisuus, jota käytämme jokaisessa toteutuksessa, mukautettuna projektin tarpeiden mukaan.
- Next.js + ReactKäyttöliittymä
Yksi yhteinen kehys selkeämmälle mobiilinäkymälle, operaattorin työpöytänäkymälle ja omistajaportaalille. Kypsä, hyvin dokumentoitu ja nopeasti käyttöönotettavissa.
- PostgreSQL + Drizzle ORMTietokerros
Aito relaatiotietokanta, jossa on tyyppiturvallinen kyselykerros. Edullinen ylläpitää, helppo ymmärtää, ei yllätyksiä laajennettaessa.
- RailwayVerkkopalvelut
Kun painat GitHub, sovellus otetaan käyttöön. Tietokanta, työntekijät ja sovellus toimivat rinnakkain. Kustannukset ja ylläpito ovat ennustettavissa pk-yrityksen budjetin puitteissa.
- Cloudflare R2Valokuvien ja asiakirjojen tallennus
Poistaminen on ilmaista. Siivouskuvia ja löytötavaroita koskevia kuvia voi tallentaa runsaasti ilman, että tallennustilan hinta nousee pilviin.
- ResendTransaktiosähköposti
Omistajan raportit, asiakaskuitit, sisäiset hälytykset. Luotettava toimitusvarmuus suomalaisille verkkotunnuksille ilman suuryritysten hinnoittelua.
- Anthropic ClaudeTekoälyominaisuudet
Laatii vierasviestejä operaattorin äänellä, luokittelee saapuneet viestit ja laatii yhteenvedon omistajan viestiketjuista. Huipputeknologiaa, ja tukee suomen kieltä.
- Hostaway, NetVisor, Slack, StripeUlkoiset integraatiot
Hostaway on kanava- ja varauskerros — se hakee varaukset ,Airbnb Booking.com, ja suorista kanavista ja hoitaa tehtävänsä hyvin. toimii ERPsen mukaan, mitä se tarvitsee :lta Hostaway, ja laajentaa toimintoja sinne, missä valmisohjelmisto ei enää riitä. NetVisor kirjanpitoa varten,Slack tiimin hälytyksiä varten,Stripe rahojen siirtoa varten.
Prosessi
Miltä yhteistyö kanssamme Papu Studiosujuu, ensimmäisestä viestistä siihen päivään asti, jolloin koodi siirtyy sinun omistukseesi.
- Löytö
Istumme yhdessä operaattorin kanssa ja kartoitamme todellisen työnkulun. Emme organisaatiokaaviota tai mallia PMS – vaan todellisen, sekavan, päivittäisen rutiinin. Laadimme tämän pohjalta kirjallisen toimeksiannon: mitä rakennamme ensin, mitä emme missään nimessä rakenna ensin, palvelutason, hinnan ja tavoitellun toimituspäivän.
- Rajoitettu MVP
Rakennamme järjestelmästä pienimmän version, joka ratkaisee kaikkein kipeimmän ongelmakokonaisuuden alusta loppuun. Se oli nimittäin Easy Host selkeämpi toimintatapa. Saat sen käyttöösi omalla verkkotunnuksellasi muutamassa päivässä, ei kuukausissa, ja pääset käyttämään sitä jo ennen kuin laskun toinen erä erääntyy.
- Jatkuva toimitus
Siitä eteenpäin toimitamme lyhyitä iterointijaksoja, joissa ruuhka-aikoina tehdään useita käyttöönottoja päivässä. Päivittäin päivitettävä muutosloki pitää operaattorin ajan tasalla jokaisesta erästä. Uudet ominaisuudet otetaan käyttöön siksi, että liiketoiminta tarvitsee niitä juuri nyt, ei siksi, että ne oli merkitty maaliskuun Gantt-kaavioon.
- Omistusoikeuden siirto
Koodi on käytettävissäsi GitHubheti alusta alkaen. Infrastruktuuri toimii omilla tileilläsi. Integraatiot viittaavat omiin tunnuksiisi. Jos Papu Studio palvelumme katoaisi huomenna, järjestelmä jatkaisi toimintaansa ja kuka tahansa pätevä insinööri voisi ottaa seuraavan tehtävän hoitaakseen. Ei sitoutumista meihin, ei sitoutumista toimittajaan, ei käyttäjäkohtaista hinnoittelua tiimille, jota yrität kasvattaa.
Tarjoatko lyhytaikaisia vuokra-asuntoja? Voit hankkia tämän saman järjestelmän.
ERPEasy Host on jo käytössä tuotantoympäristössä, ja todellinen operatiivinen tiimi käyttää sitä päivittäin. Jos harjoitat lyhytaikaista vuokraustoimintaa – olipa kohteita viisikymmentä tai viisisataa, millä Hostaway tahansa PMS alustalla – sama järjestelmä voi olla sinunkin käytössäsi. Vaihdamme API-avaimet, siirrämme historiatiedot, brändäämme käyttöliittymän yrityksesi nimellä ja sovitamme suojatoiminnot juuri sinun liiketoimintasi tarpeisiin. Käyttöönottoon menee viikkoja, ei vuosineljänneksiä.
Suurin osa siitä, mitä olet juuri lukenut – kuukausiraportit omistajille, listausstudio, monikielinen siivoussovellus, urakoitsijoiden työnkulku, varaussivusto sekä luotettavuusluokituksella varustettu tekoälypohjainen vastausjärjestelmä – on jo valmiina olevaa koodia, ei pelkkää suunnitelmaa. Valmiilla ratkaisuilla PMS pääset jo 90 prosenttiin tavoitteesta. Tämä on se loput 10 prosenttia ja vielä paljon enemmän.
Monimutkainen
yli 10 000 euroaSellainen back-office- tai liiketoimintatuote, joka on niin laaja, että integroinnit ja poikkeustapaukset ovat siinä vaikein osa.
Tämän tason sisältö →Haluatko tällaisen omaan toimintaasi?
Tämän rakentamisen vaikein osa oli oikean rakenteen määrittäminen: missä tiedot sijaitsevat, mitkä työnkulut on otettava käyttöön ja mitkä osat eivät toimi laajamittaisessa käytössä. Tämä osa on nyt ratkaistu. Vastaava ERP ratkaisu toiselle lyhytaikaisen vuokrauksen toimijalle maksaa noin puolet Complex-tason vakiohinnasta, koska arkkitehtuuri, tietovirrat ja toimijapuolella esiintyvät ongelmakohdat ovat jo hallussamme.
Aloita projekti